1．内容証明郵便には画像や資料などが添付できない
内容証明郵便は、誰が、誰に対して、いつ、どのような内容の文書を送付したかを郵便局が証明する特殊な郵便サービスです（郵便法第57条）。意思表示が相手方に確実に到達した事実を立証する場面で活用されます。
しかし、内容証明郵便で取り扱うことができる対象は、厳格に定められた文字や記号によって作成された文書に限られます。そのため、証拠となる写真、物件の欠陥を示す画像、あるいは契約書のコピーや図面といった資料を、内容証明郵便のに直接印刷したり、同封して送ることはできません。
内容証明郵便の役割は、あくまで文書に記載された内容の証明のためのものなのです。
2．文字以外の資料を送付したい場合の実務
相手方に請求や通知を行う際、主張の根拠となる資料を送ることで、交渉を円滑に進めたり、事態の重大性を認識させたりしたいことがあります。しかし制度上の制約が存在するため、内容証明郵便にそれら資料を同封することはできませ。
同封することができない以上、写真や画像などの資料は、内容証明郵便とは別便として送付せざるを得ません。よく用いられる手法は、内容証明郵便を発送すると同時に、同じ相手方に対して資料を別途郵送する方法です。
資料を普通郵便で送る場合、相手方からそのような資料は届いていないと主張されるおそれがあります。そのため、別送する資料の郵送には、配達の記録が残る追跡可能な郵便サービスを選択することになります。具体的には、郵便物の配達完了を記録する特定記録郵便や、対面での受取確認と署名・押印が行われる簡易書留、あるいはレターパックなどの利用が適しています。これらの配送サービスを活用することで、内容の証明はできないものの、相手方の住所へ郵便が届けられたことは立証できます。
3．内容証明郵便と別送資料を関連付ける記載方法
資料を別送する場合に生じる懸念は、内容証明郵便と別送された写真や画像などについて、どのような資料が届いたのか送り主として証明できないことです。そのため、送り主としては、別送された郵便の内容物が何であるかについては、内容証明郵便の中で言及することで、別送資料の内容について、一定の証明とすることが行われます。
別送資料の内容に言及する場合には、資料についてできる限り具体的に特定することが望ましいです。単に別途証拠や写真を普通郵便にて送付しますといった抽象的な文面にとどめておくのでは不安が残ります。どのような資料を、何枚、どのような手段で送付するのか、場合によっては資料を引用するなどして特定し、本文中に明記するべきです。理想としては、内容証明郵便の本文だけで、資料を送らなくても資料の内容が理解できる程度の記載することが最善です。ただし、内容証明郵便の送付には、それなりの費用がかかりますし、インターネットから送付するe内容証明は１通５枚という上限もありますから、どこまで具体的に記載するかは適宜調整することになります。
具体的には、内容証明郵便の文中に、「本日貴殿に対し、本通知書とは別にレターパックにて以下の資料を送付いたしました。」などと記載し、送付資料の目録を記載します。
このように内容証明郵便の文字情報の中に別送資料の属性を詳細に組み込んでおくことで、裁判所等の第三者に対して、この内容証明郵便で指し示されている写真は別送にて送付されているのだろうと認識してもらえる可能性が高まります。また、内容証明郵便に資料について詳細な説明を記載しておけば、受け取った側に対して、資料を受け取ったと同様の認識を与えることも可能となります。
